1. Introdução
O presente documento descreve a Política de responsabilidade digital e de gestão de activos do Partido Popular Monárquico (doravante designado por “PPM”). O objectivo desta política é garantir que todos os activos digitais, incluindo, entre outros, sítios Web, contas de redes sociais, contas de correio electrónico e conteúdos digitais, são propriedade do Partido e são geridos por este. Esta política aplica-se a todos os membros actuais e futuros do Partido, incluindo funcionários eleitos, pessoal e voluntários. Esta política de responsabilidade abrange também todas as contas nas redes sociais que usam o nome do PPM em outros contextos (concelhias, juventude partidária e outros)
2. Âmbito de aplicação
Esta política abrange todos os activos digitais associados ao PPM, incluindo, mas não se limitando a:
– Websites: Nomes de domínio, contas de alojamento e conteúdo do sítio Web.
– Contas de redes sociais: Contas em plataformas como o Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, YouTube e quaisquer outros serviços de redes sociais.
– Contas de correio electrónico: Endereços de correio electrónico específicos do partido e serviços associados.
– Contas de armazenamento em nuvem: Serviços como o Google Drive, Dropbox e quaisquer outras soluções de armazenamento na nuvem.
– Conteúdo digital: Vídeos, imagens, documentos e quaisquer outros suportes digitais produzidos para ou pelo Partido.
– Serviços e ferramentas de subscrição online: Quaisquer ferramentas de software como serviço (SaaS) utilizadas para as operações do PPM, incluindo, entre outros, sistemas de CRM, plataformas de marketing por correio electrónico e ferramentas de gestão de projectos.
3. Propriedade de activos digitais
Todos os activos digitais criados, geridos ou mantidos em nome do PPM são propriedade exclusiva do PPM. Os indivíduos que ocupam posições de liderança, incluindo, entre outros, o Presidente, o Vice- Presidente, o Secretário, o Tesoureiro e outros funcionários eleitos ou nomeados, são os guardiões destes activos em nome do PPM.
3.1 Inventário de activos
O Partido manterá um inventário abrangente e actualizado de todos os activos digitais, incluindo:
– Descrições detalhadas de cada activo
– Credenciais de início de sessão e detalhes de acesso
– Informações sobre os administradores principais e secundários
4. Transferência de activos digitais
Após a eleição ou nomeação de novos dirigentes, os militantes/funcionários cessantes devem transferir todo o controlo e acesso aos activos digitais para a nova equipa no prazo de 72h. Esta transferência inclui:
4.1 Documentação
– Credenciais: Fornecer nomes de utilizador, palavras-passe e quaisquer outras informações de início de sessão relevantes.
– Direitos administrativos: Transferência de direitos administrativos e de propriedade dentro das definições da plataforma.
– Detalhes da campanha: Documentar campanhas digitais em curso, incluindo objectivos, estratégias e métricas de desempenho actuais.
– Contratos e subscrições: Fornecer informações sobre subscrições activas e contratos de serviço, incluindo datas de renovação e pontos de contacto.
4.2 Processo de transição
– Reunião de entrega: Realização de uma reunião de transferência para analisar todos os activos digitais e garantir que a equipa de entrada compreende o estado actual e a gestão desses activos.
– Apoio técnico: Prestar o apoio técnico necessário durante o período de transição para resolver quaisquer problemas de acesso ou funcionalidade.
– Auditoria: Realização de uma auditoria final para confirmar que
todos os activos foram transferidos com êxito e estão operacionais.
5. Violação de conduta
A não transferência do controlo dos activos digitais dentro do período especificado constitui uma violação da conduta e estará sujeita a uma acção disciplinar. As acções podem incluir:
5.1 Medidas disciplinares
– Reprimenda formal: Emissão de uma advertência ou repreensão por escrito.
– Suspensão: Suspender temporariamente o indivíduo das actividades da Parte.
– Acção legal: Iniciar procedimentos legais para recuperar activos e quaisquer danos associados, incluindo a procura de medidas cautelares para obrigar ao seu cumprimento.
5.2 Comunicação e resolução
– Comunicação de incidentes: Documentar a violação e comunicá-la ao Conselho de Jurisdição do PPM.
– Cronograma de resolução: Estabelecer um calendário para resolver a infração e garantir o cumprimento desta política.
6. Responsabilidades
6.1 Funcionários/militantes não reeleitos que saem
Os funcionários que saem são responsáveis por garantir uma transição suave dos activos digitais através de:
– Preparação do inventário: Preparar uma lista completa de todos os activos digitais, incluindo descrições detalhadas e informações de acesso.
– Entrega de credenciais: Documentar e transferir de forma segura todos os nomes de utilizador, palavras-passe e direitos de acesso.
– Notificação do fornecedor de serviços: Notificar os fornecedores de serviços relevantes da transferência iminente, quando necessário, e actualizar as informações de contacto.
6.2 Funcionários/militantes eleitos que vão entrar
Os funcionários/militantes eleitos que estão a chegar são responsáveis por:
– Confirmação de recepção: Confirmar a recepção e a funcionalidade de todos os activos digitais transferidos.
– Actualizações de segurança: Atualizar as credenciais de segurança e as informações administrativas para garantir a proteção contínua dos bens.
– Comunicação com as partes interessadas: Notificar as partes interessadas relevantes, incluindo os membros do PPM e os parceiros externos, da mudança de gestão.
6.3 Departamento de TI do PPM
O departamento de TI do PPM, ou serviço competente contratado externamente, supervisionará o processo de transferência através de:
– Gestão de inventário: Ajudar no inventário e na documentação dos activos digitais.
– Apoio técnico: Prestar apoio técnico durante a transição para resolver quaisquer problemas de acesso ou funcionalidade.
– Conformidade com a política: Assegurar a conformidade com esta política através de auditorias e relatórios regulares.
7. Segurança e privacidade
Todos os activos digitais devem ser geridos de acordo com as melhores práticas de segurança e privacidade. Isso inclui:
7.1 Medidas de segurança
– Gestão de palavras-passe: Utilizar palavras-passe fortes e únicas para todas as contas e actualizá-las regularmente.
– Autenticação de dois factores: Activar a autenticação de dois factores (2FA) para todas as contas, sempre que possível, para aumentar a segurança.
– Actualizações de software: Atualizar regularmente o software e os protocolos de segurança para proteger contra vulnerabilidades.
7.2 Proteção da privacidade
– Tratamento de dados: Proteger a informação pessoal e sensível de acordo com as leis e regulamentos de proteção de dados aplicáveis.
– Controlo do acesso: Limitar o acesso a activos digitais apenas a indivíduos autorizados e rever regularmente as permissões de acesso.
– Resposta a incidentes: Estabelecer e manter um plano de resposta a incidentes para resolver prontamente quaisquer violações de segurança ou privacidade.
8. Monitorização e conformidade
O departamento de TI do PPM efectuará auditorias regulares para garantir a conformidade com esta política. Quaisquer discrepâncias ou problemas identificados durante estas auditorias devem ser comunicados à liderança do PPM para acção imediata.
8.1 Procedimentos de auditoria
– Auditorias programadas: Realização de auditorias programadas, pelo menos anualmente, para analisar a gestão e a segurança dos activos digitais.
– Controlos aleatórios: Realização de controlos aleatórios conforme necessário para garantir a conformidade contínua com esta política.
– Relatórios de conformidade: Documentar as conclusões da auditoria e comunicá-las ao comité executivo do partido para análise e acção.
9. Alterações
Esta política pode ser alterada por uma maioria de votos do Conselho Nacional do Partido. Quaisquer alterações a esta política serão comunicadas a todos os membros e entrarão em vigor imediatamente após a aprovação.
9.1 Processo de revisão
– Revisão da política: Realização de uma revisão desta política pelo menos uma vez de dois em dois anos para garantir que permanece actual e eficaz.
– Contribuição dos membros: Solicitar o contributo dos diversos membros do PPM durante o processo de revisão para incorporar o feedback e resolver quaisquer preocupações.
10. Reconhecimento
Todos os membros do Partido, incluindo funcionários eleitos, pessoal e voluntários, devem reconhecer a sua compreensão e aceitação desta política assinando um formulário de reconhecimento a ser elaborado após a versão final deste regulamento for aprovada.
—
Ao aplicar esta política, o Partido assegura a continuidade e a segurança dos seus activos digitais, salvaguardando-os para futuras lideranças e mantendo a integridade da presença digital do Partido.